Die digitale Transformation von Steuerkanzleien eröffnet enorme Effizienzpotenziale, bringt jedoch auch komplexe rechtliche Anforderungen mit sich. Die Einführung moderner Technologien wie Microsofts eSignature-Funktion, die als einfache elektronische Signatur (EES) eingestuft ist, verdeutlicht, wie wichtig eine enge Zusammenarbeit nicht nur zwischen Juristen und IT-Experten ist. Nur so können rechtliche, organisatorische und technische Herausforderungen gleichermaßen gemeistert werden. Die soll anhand des Beispiels von E-Signaturen erläutert werden.
Die rechtliche Einordnung von eSignatures
Die eIDAS-Verordnung der EU definiert drei Stufen elektronischer Signaturen: einfache elektronische Signaturen (EES), fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES). Jede Stufe hat spezifische Anforderungen und Einsatzbereiche.
Einfache elektronische Signaturen (EES)
Die EES, wie sie in Microsofts eSignature-Funktion implementiert ist, bietet grundlegende Möglichkeiten zur Authentifizierung und Verknüpfung mit elektronischen Dokumenten. Sie ist in vielen Fällen ausreichend, etwa bei:
• Genehmigungen interner Dokumente in einer Kanzlei.
• Zustimmungserklärungen, bei denen keine hohen Sicherheitsanforderungen bestehen.
• Vereinbarungen, die keiner besonderen rechtlichen Form bedürfen.
Ein typisches Beispiel ist die Genehmigung (Abzeichnen) von Arbeitszeiten, Arbeitsergebnissen oder das Unterzeichnen interner Vereinbarungen in der Steuerkanzlei. In solchen Fällen genügt es, dass die Signatur einem Nutzer (in der Kanzlei) zugeordnet werden kann, ohne dass eine erweiterte Identitätsprüfung erforderlich ist.
Fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES)
In anderen Szenarien ist eine höhere Sicherheit erforderlich, um die Integrität der Daten und die Identität des Unterzeichners sicherzustellen. Die FES erfordert:
1. Eindeutige Zuordnung zum Unterzeichner.
2. Identifizierung des Unterzeichners.
3. Signaturmittel, die nur der Unterzeichner kontrolliert.
4. Schutz vor nachträglicher Änderung des Dokuments.
Anwendungsfälle für eine FES in Steuerkanzleien sind:
• Genehmigungen durch Mandanten, etwa bei der Freigabe von Steuererklärungen.
• Vertragliche Vereinbarungen mit Kunden, die rechtlich bindend sein sollen.
• Dokumente, bei denen Datenschutzvorgaben oder Compliance-Vorschriften eine stärkere Authentifizierung erfordern.
Die FES ist sinnvoll, wenn ein Mandant beispielsweise über ein gesichertes Steuerberaterportal eindeutig authentifiziert wird, bevor er ein Dokument durch Klick auf eine Schaltfläche genehmigt. Dies zeigt die Wichtigkeit einer sorgfältigen Prozessgestaltung, um sicherzustellen, dass das System die Anforderungen an eine FES erfüllt.
Phasen der Transformation in Steuerkanzleien
1. Planung und rechtliche Grundlagen
Die Transformation beginnt mit der Bewertung rechtlicher Rahmenbedingungen. Juristen klären die Anforderungen, die durch Datenschutzgesetze, steuerrechtliche Vorgaben und die eIDAS-Verordnung entstehen. Besonders die Entscheidung, ob eine EES oder eine FES eingesetzt werden muss, erfordert rechtliche Expertise.
2. Konzeption und Prozessgestaltung
In dieser Phase arbeiten Mitarbeiter, Juristen und IT-Spezialisten zusammen, um Prozesse rechtskonform und technisch umsetzbar zu gestalten. Dies beinhaltet:
• Die Wahl geeigneter Signaturlösungen.
• Die Einbindung von Systemen wie Microsofts eSignature oder spezialisierten FES-Anbietern.
3. Implementierung und Schulung
Die Einführung neuer Systeme erfordert rechtliche Prüfungen und Mitarbeiterschulungen. Steuerberater und ihre Mitarbeiter müssen die Unterschiede zwischen EES und FES verstehen, um die richtigen Tools in den passenden Kontexten einzusetzen.
4. Betrieb und Überwachung
Im laufenden Betrieb gewährleisten Compliance-Prüfungen, dass die eingesetzten Lösungen rechtlich sicher bleiben. Juristen übernehmen die Überwachung und Dokumentation von Prozessen und sind erste Ansprechpartner bei Datenschutz- oder Compliance-Fragen.
5. Evaluation und Weiterentwicklung
Die regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Systeme an neue rechtliche Anforderungen, wie beispielsweise geänderte eIDAS-Richtlinien, ist essenziell. Hier unterstützen Juristen die Kanzleien dabei, langfristig auf rechtssicherem Fundament zu arbeiten.
Die Rolle von hassenpflug.online und der L1 Datenschutz GmbH
hassenpflug.online, unter der Leitung von Alexander Hassenpflug, kombiniert über 20 Jahre Erfahrung in Rechts- und Steuerberatung mit umfassender IT-Kompetenz. Das Unternehmen versteht die Anforderungen an moderne Kanzleien und bietet maßgeschneiderte Lösungen für digitale Prozesse. Durch die Verbindung von juristischer Expertise. steuerlichem Prozesswissen und IT-technischer Umsetzung ist es ideal positioniert, Steuerkanzleien bei der digitalen Transformation zu unterstützen.
In Kooperation mit der L1 Datenschutz GmbH bringt hassenpflug.online zusätzlich spezialisierte Expertise im Datenschutz und IT-Sicherheitsmanagement ein. Die L1 Datenschutz GmbH entwickelt innovative ECM-Lösungen, die nahtlos mit Microsoft-Technologien wie Azure integriert sind und höchste Sicherheitsstandards erfüllen.
Fazit
Die Einführung von Technologien wie Microsofts eSignature-Funktion zeigt beispielhaft , wie stark unterschiedliche Disziplinen aus den Bereichen steuerliches Prozesswissen, rechtliche Expertise und IT- Epertise in Steuerkanzleien miteinander verknüpft sein müssen um die digitale Transformation erfolgreich zu bewältigen. Während im Beispiel die EES in vielen Fällen ausreichend ist, gibt es spezifische Anwendungsbereiche, in denen eine FES erforderlich wird. Diese ist mit anderen Anbietern technisch möglich und erfordert andere Prozesse. Möglicherweise ist diese aber unnötig kostspielig und wird nicht gebraucht.
Dies gleichen Herausforderungen gibt es nicht nur bei der E-Signatur: Auch bei dem Einsatz von Micrososot Copilot in der Steuerkanzlei müssen Juristen, IT-Experten und die Kanzleiführung zusammen arbeiten um Prozesse sicher, effizient und rechtskonform zu gestalten.
Wie man solche Projekte beginnt und erfolgreich zum Abschluss bringt, kann man lernen.
Grundkurs digitale Transformation - Beispiel E-Signaturen in Steuerkanzeien
Unternehmen wie hassenpflug.online und die L1 Datenschutz GmbH bieten eine ideale Kombination aus juristischem Know-how und technischer Umsetzung, um Steuerkanzleien bei ihrer digitalen Transformation ganzheitlich zu begleiten.
