Einleitung: Das Problem klassischer Ablagesysteme
In vielen Kanzleien liegt ein Großteil der Mandantendokumente bis heute auf lokalen Fileshares oder in Systemen wie DATEV DMS, Addison mit DocuWare u.a.. Steuerbescheide, Jahresabschlüsse, Verträge und Arbeitsunterlagen werden dort in komplexen Ordnerstrukturen abgelegt. Der Zugriff erfolgt meist über ein Windows-Laufwerk oder über ein DMS-Programm mit Such- und Ablagefunktionen.
Das hat mehrere Nachteile:
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Die Dateien sind nur innerhalb dieses Systems sichtbar.
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Informationen zu Mandanten – etwa zur Leistungserfassung, Zuständigkeiten oder der aktuelle Bearbeitungsstand eines Vorgangs– liegen in anderen Software-Lösungen oder Datenbanken.
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Diese Quellen sind nicht miteinander verbunden.
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Moderne Kollaboration (Kommentare, gleichzeitiges Bearbeiten) ist im klassischen DMS oft gar nicht oder nur eingeschränkt möglich.
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Abfragen über mehrere Quellen hinweg sind nur mit viel Aufwand realisierbar.
Die Folge: Viel Handarbeit, Medienbrüche und ein hoher Aufwand, um Mandantendaten mit den zugehörigen Dokumenten zu verknüpfen.
Der moderne Ansatz: Microsoft Fabric als zentrales Data Lakehouse
Mit Microsoft Fabric und dem integrierten OneLake können Sie erstmals Dokumente aus SharePoint, Mandantenstammdaten aus SQL-Datenbanken und weitere Quellen nahtlos miteinander verbinden.
Fabric ist eine neue Plattform von Microsoft, die darauf ausgelegt ist, beliebige Daten in einem einzigen Datenpool – dem Lakehouse – zu speichern, auszuwerten und zu verknüpfen. OneLake fungiert dabei als universeller Speicherort für alle Informationen, unabhängig davon, ob sie aus SharePoint, einem klassischen Fileshare oder einer Datenbank stammen.
Ein wesentlicher Vorteil: Der SharePoint Connector in Fabric erlaubt es, ganze SharePoint-Bibliotheken inklusive Metadaten wie Mandantennummer, Dokumenttyp oder Erstellungsdatum automatisiert in OneLake zu übernehmen.
Damit entsteht eine moderne, zentrale Ablage: Jeder hochgeladene Jahresabschluss oder Steuerbescheid landet nicht nur als Datei, sondern mit allen relevanten Zusatzinformationen in Fabric. Gleichzeitig können Sie Mandantenstammdaten aus Ihrer SQL-Datenbank (z. B. Leistungsdaten, FiBu Daten oder die zuständige Sachbearbeitung) in denselben Datenraum einbinden.
So erhalten Sie eine vollständige Sicht auf alle relevanten Informationen, ohne Medienbruch und ohne zusätzliche Exporte. Auch wenn das teilweise im Produktivsystem bereits heute geht - es geht nicht automatisiert und nicht mit künstlicher Intelligenz.
Der entscheidende Schritt: Weg vom klassischen DMS
Um dieses Potenzial vollständig auszuschöpfen, ist es jedoch entscheidend, sich von einer Denkweise zu lösen, die über Jahrzehnte geprägt war:
Das Arbeiten ausschließlich im klassischen DMS (z. B. DATEV DMS oder Addison DMS/DocuWare).
Denn diese Systeme speichern Dokumente in eigenen Datenbanken oder Archivstrukturen, die nicht darauf ausgelegt sind, sie mit modernen Data-Lake-Architekturen wie Fabric zu verbinden. Selbst wenn es Schnittstellen gibt (etwa Importfunktionen von DocuWare nach SharePoint), bleiben sie oft auf reine Ablageprozesse beschränkt und erlauben keine echte, dynamische Verknüpfung mit Stammdaten oder KI-gestützten Auswertungen.
Wer also Fabric nutzen möchte, sollte SharePoint als primäre Ablage („Master“) etablieren. Das bedeutet konkret:
✅ Alle Dokumente werden künftig direkt in SharePoint-Bibliotheken strukturiert abgelegt, z. B. nach Mandantennummer und Dokumenttyp.
✅ Klassische DMS-Lösungen (DocuWare, DATEV DMS) sind nur noch für Archivierungszwecke oder historische Bestände zuständig.
✅ Änderungen am Dokument, Versionierung und Kollaboration erfolgen ausschließlich in SharePoint – nicht mehr parallel in einem anderen DMS.
Dieser Schritt ist ein Kulturwandel: Weg vom monolithischen Archivsystem hin zu einer unidirektionalen (ja: nicht bidirektionalen!) SharePoint-DMS-Struktur, die direkt in Fabric überführt und ausgewertet werden kann.
Vorteile im Kanzleialltag
Diese Architektur bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die gerade für Steuerberater spürbar sind:
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Alle Datenquellen in einem System
SharePoint-Dokumente, SQL-Daten, CRM-Informationen – alles wird zentral zusammengeführt. -
Echte Transparenz
Sie sehen auf Knopfdruck, welche Unterlagen für welchen Mandanten vorliegen, in welchem Bearbeitungsstand sie sind und welche Fristen gelten. -
Optimale Grundlage für Copilot
Copilot liefert eine nie dagewesene Transparenz und kann Fragen beantworten wie:
„Welche Steuerbescheide welcher Mandanten weichen gegenüber dem Vorjahr um mehr als X Prozent ab und wann läuft die jeweiligen Einspruchsfrist ab?
Diese Art von Auswertung gelingt nur, wenn Dokumente, Metadaten und SQL Abfragen aus der Kanzleisoftware kombiniert werden. -
Bessere Zusammenarbeit
Mandantenunterlagen können direkt in Teams oder SharePoint gemeinsam bearbeitet, kommentiert und versioniert werden. -
Zukunftssichere Skalierbarkeit
OneLake ist für große Datenmengen optimiert und vermeidet die typischen Grenzen einer SharePoint-Library oder eines DMS. -
Automatisierte Berichte
Fabric kann Berichte erstellen, ohne dass Daten manuell exportiert werden müssen.
Mögliche Einwände und Einordnung
Ein häufiger Einwand lautet:
„Wir nutzen doch schon ein DMS – warum sollten wir noch ein zweites nutzen?“
Die Antwort ist einfach: Klassische DMS-Lösungen sind isolierte Speicherinseln. Sie bieten keine einheitliche Plattform, die Dokumente, Mandanteninformationen und KI-gestützte Auswertungen zusammenbringt.
Ein weiteres Argument: „Wir verlieren gewohnte Arbeitsweisen.“
Das stimmt in Teilen – aber SharePoint übernimmt heute fast alle Funktionen moderner DMS-Systeme: Versionierung, Rechtevergabe, Dokumentenvorschau, Volltextsuche.
Und nur in SharePoint gelingt der nahtlose Brückenschlag zu Fabric – ohne Medienbruch und ohne Parallelwelten.
Fazit
Die Kombination von SharePoint (als primäre Ablage) mit Fabric und OneLake eröffnet Steuerberatern die Möglichkeit, ihre Kanzlei auf ein ganz neues Niveau zu heben:
✅ Sie schaffen eine revisionssichere, strukturierte Ablage.
✅ Sie verbinden Mandantendokumente mit allen relevanten Datenquellen.
✅ Sie nutzen Copilot, um gezielt Antworten aus allen Informationen zu erhalten.
Wer diesen Weg konsequent geht, muss sich von der Denkweise lösen, dass ein klassisches DMS immer die „führende Instanz“ ist. Stattdessen wird SharePoint der neue Master – die zentrale Schaltstelle für alle Dokumente. Fabric macht daraus ein Lakehouse, in dem Wissen, Daten und Analysen in Echtzeit zusammenfließen.
Für jede Steuerkanzlei, die langfristig modern, skalierbar und kollaborativ arbeiten will, ist dieser Ansatz nicht nur eine Option, sondern eine strategische Zukunftsentscheidung - gerade wenn KI zu echtem produktivem Mehrwert führen soll.
