Automatisierung ist längst kein Luxus mehr, sondern essenzieller Bestandteil einer modernen Kanzleiorganisation. Wer Prozesse optimiert, spart nicht nur Zeit, sondern schafft auch Freiräume für echte Beratung. In diesem Zusammenhang begegnen vielen Tech-affinen Kanzleien das Tool n8n – eine Open-Source-Automatisierungsplattform, die mit grafischem Editor und über 300 Integrationen punktet. Technisch gesehen ist n8n ein sogenannter Node-basierter Workflow-Automator, bei dem einzelne Schritte – etwa der Abruf eines Dokuments oder das Auslösen eines E-Mails – als Knoten verknüpft werden. Die Plattform lässt sich sowohl lokal als auch in der Cloud betreiben und ermöglicht durch eigene Skripte und API-Verknüpfungen eine enorme Flexibilität.
Diese Flexibilität hat allerdings ihren Preis. Nicht nur im Hinblick auf die initiale Lernkurve – n8n ist für Nicht-Techniker:innen kaum ohne externe Hilfe zu bedienen – sondern vor allem auch im Bereich Datenschutz, Skalierbarkeit und Betriebssicherheit. Wer n8n selbst hostet, muss sich selbst um Sicherheitsupdates, Verschlüsselung, Datenbankanbindung und Zugriffsrechte kümmern. Cloud-Angebote wie n8n.io bieten mehr Komfort, werfen aber sofort Fragen zum Speicherort und zur datenschutzrechtlichen Zulässigkeit auf – gerade mit Blick auf § 203 StGB und die DSGVO. Steuerberater, die Berufsgeheimnisträger sind, dürfen nicht auf Plattformen ausweichen, bei denen unklar ist, ob Dritte Zugriff auf vertrauliche Daten erlangen könnten. Auch der Support durch Anbieter wie n8n bleibt im Ernstfall beschränkt – ein Problem, das viele Kanzleien erst dann realisieren, wenn das System im Livebetrieb hängt.
Die Lernkurve ist ein weiterer Stolperstein: n8n ist mächtig, aber nicht selbsterklärend. Die Bedienung erfordert technisches Verständnis, API-Kenntnisse und ein gewisses Maß an DevOps-Kompetenz – Ressourcen, die gerade in kleinen und mittleren Kanzleien schlicht nicht vorhanden sind. Häufig endet die Euphorie nach den ersten Gehversuchen in der Erkenntnis, dass der Wartungsaufwand größer ist als der Nutzen.
Spätestens an diesem Punkt lohnt sich ein Blick in das Microsoft-Universum – genauer gesagt: auf das, was Microsoft Copilot Studio (MCP) künftig ermöglicht. MCP ist weit mehr als ein weiteres Low-Code-Tool. Es ist Teil der Microsoft Power Platform und erlaubt die Entwicklung, Orchestrierung und Automatisierung von Workflows, Chatbots und KI-gestützten Geschäftsprozessen – vollständig eingebettet in Microsoft 365.
Im Gegensatz zu n8n erfolgt die Bedienung hier dialogorientiert, teils sogar in natürlicher Sprache. Ein Assistent fragt nach Ziel, Inhalt und Aktion – und erzeugt daraus fertige Prozesse, die über Power Automate, Teams, Outlook, SharePoint oder sogar Dynamics laufen können. Statt über API-Keys und Webhooks zu verzweifeln, können Fachanwender:innen Prozesse über ein vertrautes Interface erstellen. Das senkt die Hürde erheblich und eröffnet erstmals die Möglichkeit, Automatisierung intern aufzubauen – ohne externe Entwickler:innen.
Datenschutzrechtlich spielt MCP seine Stärke ebenfalls aus. Die Datenverarbeitung erfolgt innerhalb des Microsoft-Ökosystems, das bereits zahlreiche Prüfungen nach EU-Standards durchlaufen hat. Kanzleien, die ohnehin auf Microsoft 365 setzen, können davon profitieren, dass Daten in bekannten Strukturen verbleiben – etwa in OneDrive, SharePoint oder dem Dataverse. In Kombination mit Funktionen wie der Customer Lockbox, BYOK (Bring Your Own Key) oder der geplanten EU Data Boundary lassen sich auch sensible Daten verarbeiten, ohne das eigene Compliance-Risiko zu erhöhen. Auch die Integration mit Azure Information Protection und Entra ID ermöglicht eine gezielte Steuerung von Zugriffsrechten und Audits – weit über das hinaus, was n8n im Selbstbetrieb abbilden kann.
Besonders spannend wird MCP im Zusammenspiel mit Microsoft Fabric: Daten aus der Buchhaltung, Mandantenportale oder BI-Auswertungen lassen sich zentral orchestrieren, auswerten und automatisch verarbeiten. Was heute noch manuell über Zapier, n8n oder komplexe PowerShell-Skripte läuft, wird künftig durch Microsofts Plattformstrategie ersetzt: Ende-zu-Ende-Automatisierung im vertrauten Sicherheitsrahmen.
Und was bedeutet das für n8n? Die Wahrheit ist: n8n bleibt ein starkes Tool – vor allem für Entwickler, Agenturen und Spezialanwendungen jenseits des Microsoft-Stacks. Für Steuerkanzleien aber, die ohnehin auf Microsoft setzen, ist der Einsatz von n8n langfristig mit Risiken verbunden: hoher Wartungsaufwand, unklare Datenschutzlage und eine steigende Lücke zur Microsoft-Welt, in der künftig das Mandantenportal, die Dokumentenablage, die Kommunikation und das Reporting stattfinden.
Das Fazit ist klar: Wer heute in Automatisierung investieren will, sollte nicht nur das Projekt, sondern auch die Plattformstrategie im Blick haben. Experimente mit n8n können teuer werden, wenn sich später zeigt, dass sich die Workflows nicht sauber in die M365-Umgebung integrieren lassen oder beim Datenschutz nachgebessert werden muss. Die knappen IT-Ressourcen in Kanzleien sollten deshalb gezielt auf den Aufbau einer sicheren, zukunftsfähigen Microsoft-Umgebung ausgerichtet werden. Wer seine Hausaufgaben bei Microsoft 365 macht – mit klarer Struktur, Berechtigungskonzept, Schulung und Automatisierung über MCP – wird nicht nur effizienter, sondern auch resilienter gegenüber den Herausforderungen der kommenden Jahre.
Denn eines ist sicher: Die Zukunft gehört der integrierten Automatisierung – und die findet in der Kanzlei von morgen nicht mehr auf der Kommandozeile statt, sondern in Teams, Outlook und Fabric.
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