Teams Telefonie in der Steuerberatung: Effizienz neu gedacht

Die moderne Steuerkanzlei steht vor immer komplexeren Herausforderungen: Fachkräftemangel, steigende Anforderungen an Datenschutz und Digitalisierung, und Mandanten, die Flexibilität erwarten. Während viele Kanzleien längst Microsoft Teams als Plattform für Online-Besprechungen und interne Zusammenarbeit nutzen, ist ein entscheidender Schritt häufig noch unvollständig: der Einsatz von Teams Telefonie.

Doch was genau ist Teams Telefonie – und warum kann sie gerade für Steuerberater ein echter Gamechanger sein?

Was ist Teams Telefonie?

Teams Telefonie bedeutet, dass Microsoft Teams nicht nur für Chats und Videomeetings, sondern als vollwertige Telefonanlage genutzt wird. Die Lösung basiert auf der Cloud – konkret auf Microsoft 365 – und ersetzt klassische Telefonanlagen oder separate VoIP-Systeme vollständig.

Wichtiger Unterschied zu Teams Meetings:

• Teams Meetings sind geplante oder spontane Videokonferenzen zwischen Personen, die einen Teams-Account oder Einladungslink haben.

• Teams Telefonie ist dagegen echtes PSTN-Telefonieren, also die Verbindung in das öffentliche Telefonnetz mit klassischen Rufnummern. Damit können Anrufe auf jede Festnetz- oder Mobilfunknummer weltweit geführt und entgegengenommen werden.

Mit Teams Telefonie telefonieren Kanzleien nicht nur intern, sondern vor allem nach außen – Mandanten, Finanzbehörden oder Geschäftspartner erreichen Sie so unter Ihrer Kanzlei-Rufnummer, ganz gleich wo Sie gerade sind.

Unabhängigkeit von Standort und Endgerät

Ein riesiger Vorteil: Sie sind komplett ortsunabhängig.

Egal ob im Büro, im Homeoffice, unterwegs oder im Ausland – Sie können auf jedem Gerät (PC, Mac, Smartphone, Tablet) mit Ihrer gewohnten Festnetznummer telefonieren. Selbst private Geräte der Mitarbeiter können genutzt werden, ohne dass persönliche Nummern preisgegeben werden.

Das Konzept dahinter nennt sich Bring Your Own Device: Die Mitarbeiter bringen ihre eigenen Endgeräte mit, und über die Teams App wird die Arbeitsnummer bereitgestellt. Hardwareversand und dedizierte Telefone für Remote-Mitarbeiter entfallen vollständig.

Die Verwaltung der Geräte und Zugriffe erfolgt dabei zentral und sicher über Microsoft Intune – die integrierte Endpoint-Management-Lösung, die sicherstellt, dass nur autorisierte Geräte und Nutzer Zugriff auf die Telefonie erhalten.

Abgrenzung zu klassischen IP-Telefonanlagen

Viele Kanzleien arbeiten bereits mit IP-Telefonie (Voice over IP), etwa über lokale Hardware oder Anbieter wie NFON oder 3CX. Doch Teams Telefonie bietet entscheidende Unterschiede:

1. Plattform-Vorteil:
   Sie telefonieren direkt in derselben Umgebung, in der Sie auch chatten, Dateien ablegen und Aufgaben verwalten. Es ist kein Medienbruch mehr nötig.

2. Nahtlose Copilot-Integration:
   Anrufe können automatisiert transkribiert werden. Copilot fasst Telefonate zusammen, extrahiert To-dos oder erstellt Besprechungsprotokolle.
   Ein normales IP-Telefon liefert keine strukturierten Daten für Workflows oder KI-Prozesse.

3. Keine lokale Infrastruktur erforderlich:
   Klassische IP-Telefonie benötigt oft Server oder Appliances im eigenen Rechenzentrum. Teams Telefonie läuft vollständig in der Cloud.

4. Flexibilität bei Rufnummern weltweit:
   Alle Nummern der Kanzlei werden zentral verwaltet, unabhängig von Standort und Endgerät.

5. Zukunftssichere Compliance:
   Gerade bei sensiblen Steuerdaten und Mandantenkommunikation ist es essenziell, dass alle Prozesse GoBD- und DSGVO-konform sind. Microsoft M365 erfüllt höchste Compliance-Standards.

Transkriptionen und KI-gestützte Workflows

Einer der größten Vorteile für Steuerberater: Die Verknüpfung der Telefonie mit der Prozessdokumentation und Automatisierung.

Beispiele aus der Praxis:

• Ein Mandant ruft an, um Fragen zur Umsatzsteuervoranmeldung zu stellen.

• Das Gespräch wird automatisch transkribiert.

• Das Transkript landet direkt im Mandanten-Dossier in Teams oder SharePoint.

• Copilot erzeugt aus dem Gespräch eine Aufgabenliste für die zuständigen Mitarbeiter.

• Die Aufgaben erscheinen automatisch im Planner oder To-Do.

• Auf Wunsch kann das Transkript per Knopfdruck ausgewertet werden: „Welche Punkte hat Herr Müller heute angesprochen?“ – Copilot liefert die Antwort.

Damit entsteht eine Verschriftlichung der Organisation, die Wissen langfristig sichert, Zuständigkeiten transparent macht und Nachweispflichten erleichtert. Kein mühsames Mitschreiben, kein Übertragen in Akten mehr – alles erfolgt automatisch.

Zukünftige Möglichkeit: Automatisierte Mandantenanfragen mit Copilot

Ein weiterer zukunftsweisender Aspekt ist die Perspektive, Mandantenanfragen künftig durch Microsoft Copilot direkt am Telefon beantworten zu lassen – ohne Wartezeiten und rund um die Uhr.

So könnte dieses Szenario in naher Zukunft aussehen:

• Ein Mandant ruft an und wird zunächst über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung identifiziert, vergleichbar mit dem Sicherheitsniveau beim Online-Banking.

• Nach erfolgreicher Verifizierung greift Copilot auf definierte Bereiche im Mandantenverzeichnis zu.

• Immer wiederkehrende Anfragen – etwa zum Bearbeitungsstand einer Steuererklärung, zu Zahlungsinformationen oder Fristen – werden vollautomatisch beantwortet.

• Möchte der Mandant ein persönliches Gespräch, kann er nahtlos zu einem menschlichen Mitarbeiter weitergeleitet werden.

Durch diesen Ansatz können Kanzleien:

🔹 Standardanfragen vollständig automatisieren und wertvolle Zeit sparen.
🔹 Service rund um die Uhr bieten, auch außerhalb regulärer Bürozeiten.
🔹 Das Mitarbeiterteam entlasten, das sich auf individuelle Beratung und komplexe Fälle konzentrieren kann.
🔹 Prozesse effizienter und skalierbarer gestalten, ohne zusätzliche Ressourcen zu binden.

Gerade in Verbindung mit der Teams Plattform, den Sicherheits- und Compliance-Rahmenbedingungen von Microsoft 365 und der Einbindung in bestehende Mandantenakten ergeben sich hier völlig neue Möglichkeiten einer intelligenten, KI-gestützten Mandantenkommunikation.

Compliance, Datenschutz und Governance

Gerade in der Steuerberatung sind Kommunikationslösungen nur dann akzeptabel, wenn sie höchsten Anforderungen genügen:

✅ DSGVO-Konformität: Alle Daten werden in deutschen oder europäischen Rechenzentren verarbeitet, inklusive der Transkripte.
✅ Rollen- und Berechtigungsmanagement: Nur berechtigte Mitarbeiter können Anrufe sehen oder Transkripte lesen.
✅ Vertraulichkeit durch Microsoft Compliance Framework: E-Mails, Chats und Telefonate sind in ein einheitliches Sicherheits- und Governance-Modell eingebettet.
✅ Revisionssicherheit: Transkripte und Anrufprotokolle können revisionssicher archiviert werden.

Dies unterscheidet Teams Telefonie grundlegend von isolierten Cloud-Telefonie-Lösungen oder privaten Messenger-Apps.

Weitere Vorteile aus der Praxis

Neben den bereits genannten Vorteilen ergeben sich für Steuerkanzleien viele weitere Pluspunkte:

🔹 Kanzleiweite Rufverteilung: Durch intelligente Call Queues und Auto-Attendant kann die Erreichbarkeit trotz Homeoffice strukturiert gesteuert werden.

🔹 Kostenkontrolle und Skalierbarkeit: Neue Rufnummern oder Durchwahlen sind in Minuten eingerichtet. Investitionen in teure Hardware oder Wartungsverträge entfallen.

🔹 Mandantenservice verbessern: Bei Bedarf lassen sich Anrufaufzeichnungen für Qualitätssicherung und Schulung nutzen.

🔹 Analysen und Reports: Teams bietet detaillierte Auswertungen, wer wann wie lange mit Mandanten oder Behörden telefoniert hat – ein Vorteil für Ressourcenauslastung und Prozessoptimierung.

🔹 Flexible Tarife: Microsoft bietet mit dem Anrufplan einfache, kalkulierbare Flatrates.

Fazit: Ein Quantensprung in der Mandantenkommunikation

Teams Telefonie ist weit mehr als nur „Telefonieren über das Internet“. Es ist die konsequente Weiterentwicklung der Steuerkanzlei-Kommunikation:

• Einheitlich integriert in Microsoft 365

• Nahtlos mit Copilot und KI-gestützten Workflows vernetzt

• Flexibel auf jedem Gerät an jedem Ort

• Sicher und compliance-konform

Damit wird das Telefonat vom isolierten Ereignis zum strukturierten, durchsuchbaren Bestandteil der Mandantenakte – und genau hier liegt der Mehrwert.

Steuerberater, die jetzt auf Teams Telefonie setzen, schaffen nicht nur Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen, sondern legen das Fundament für eine moderne, KI-unterstützte Organisation, die Mandantenservice und interne Abläufe nachhaltig verbessert.