Die Einführung von KI-Technologien wie Microsoft 365 Copilot stellt Steuerberatungskanzleien vor die Herausforderung, technologische Innovationen nicht nur zu implementieren, sondern auch bei den Mitarbeitenden Akzeptanz und Vertrauen aufzubauen. Hierbei spielt die Microsoft Viva Suite eine entscheidende Rolle als Adaptionsplattform. Dieser Leitfaden richtet sich an Steuerberater, die bislang wenig Erfahrung mit Microsoft-Tools und Technologien haben, und bietet eine praxisnahe Anleitung zur erfolgreichen Einführung.
Warum Microsoft 365 Copilot und die Viva Suite für Steuerberater?
Microsoft 365 Copilot ist ein KI-gestützter Assistent, der Steuerberater und deren Mitarbeiter dabei unterstützt, Routineaufgaben zu automatisieren (mit Agenten bzw. PowerAutomate), produktiver zu arbeiten und qualitativ hochwertige Ergebnisse zu liefern. Stellen Sie sich vor, Copilot könnte automatisch Entwürfe für Mandantenanschreiben erstellen, die auf den bisherigen Daten und Vorlagen Ihres DMS basieren, oder bei der Durchsicht komplexer Steuerdokumente Vorschläge zur Vereinfachung machen oder betriebswirtschaftliche Auswertungen analysieren oder einfach einen Sachstand zu einer Mandantenakte geben. Die Viva Suite ist ein Framework, das dafür sorgt, dass diese neuen Tools reibungslos in den Alltag Ihrer Mitarbeitenden integriert werden. Sie hilft dabei, Fragen bei der Einführung zu beantworten, Schulungen bereitzustellen und Feedback zu sammeln, sodass die sog. „User Adoption“ zielführend umgesetzt wird. In Steuerberatungskanzleien wird dies die Zusammenarbeit im Team verbessern, Prozesse beschleunigen und die Mandantenbetreuung optimieren.
Der Einstieg: Vorbereitung und Zielsetzung
Bevor Sie starten, ist es jedoch wichtig, die Rahmenbedingungen zu klären. Prüfen Sie zunächst die technische Infrastruktur Ihrer Kanzlei. Nutzen Sie bereits Microsoft 365? Falls ja, ist der Grundstein gelegt, und Sie können die Viva Suite und Copilot als Erweiterung integrieren. Falls nicht, können wir als IT-Dienstleister helfen, die Grundvoraussetzungen zu schaffen. Gleichzeitig sollten Sie die digitalen Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden bewerten. Vielleicht gibt es Teammitglieder, die schon Erfahrungen mit Tools wie Teams oder SharePoint haben, während andere eine intensivere Schulung benötigen.
Definieren Sie klare Ziele für die Einführung. Zum Beispiel könnte Ihr Ziel sein, die Zeit für die Bearbeitung von Steuererklärungen um 20 % zu reduzieren oder die interne Kommunikation zu verbessern, indem alle Mitarbeitenden schneller Zugriff auf aktuelle Informationen erhalten. Legen Sie Erfolgskriterien fest, wie die Zahl der regelmäßigen Copilot-Nutzer oder die Zeitersparnis bei bestimmten Prozessen.
Einführung der Viva Suite als „Adaption Platform“
Die Viva Suite ist Ihr Werkzeugkasten, um die Akzeptanz von Copilot bei Ihren Mitarbeitenden sicherzustellen. Stellen Sie sich Viva Connections als Ihr digitales Schwarzes Brett vor, das über Microsoft Teams zugänglich ist. Hier können Sie wichtige Mitteilungen, wie Änderungen in DATEV, Addison, aktuelle Gesetzesänderungen oder Kanzleinews teilen und Ressourcen wie Checklisten oder Formulare bereitstellen. Mitarbeitende müssen nicht länger nach Informationen suchen, sondern finden alles an einem Ort.
Mit Viva Learning können Sie Schulungsinhalte direkt in den Arbeitsalltag integrieren. Zum Beispiel könnten Sie Kurse zur Nutzung von Copilot oder zu allgemeinen Themen wie "Effiziente Zusammenarbeit in Teams" bereitstellen. Ein Mitarbeiter, der unsicher ist, wie Copilot beim Erstellen eines komplexen Berichts hilft, kann sich direkt in Teams ein passendes Lernmodul ansehen.
Viva Engage ist ideal, um den Austausch und die Vernetzung innerhalb Ihrer Kanzlei zu fördern. Stellen Sie sich vor, ein Kollege hat eine besonders nützliche Funktion von Copilot entdeckt, wie das Erstellen von Checklisten für Mandantenbesprechungen. In Engage kann er diese Erfahrung teilen, und andere profitieren davon, auch wenn Sie gerade keine Checkliste sondern etwas anderes erstellen wollen. So entsteht „Schwarmwisse“. Gleichzeitig können Fragen gestellt und beantwortet werden, wodurch eine dynamische Wissenskultur entsteht.
Viva Insights liefert Ihnen wichtige Daten, um die Produktivität und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden zu überwachen. Angenommen, die Daten zeigen, dass viele Mitarbeitende Überstunden machen, um neue Tools zu nutzen. Dies ist ein Zeichen dafür, dass zusätzliche Schulungen oder Anpassungen der Arbeitsweise notwendig sind.
Mit Viva Pulse können Sie Feedback direkt von Ihren Mitarbeitenden einholen und so sicherstellen, dass Probleme frühzeitig erkannt werden.
Schritte zur erfolgreichen Umsetzung
Beginnen Sie mit der Einrichtung der Viva Suite, indem Sie die Module aktivieren und an die Bedürfnisse Ihrer Kanzlei anpassen. Zum Beispiel könnten Sie in Viva Learning eine Bibliothek mit Kursen zu steuerrechtlichen Änderungen und digitalen Tools erstellen. Anschließend integrieren Sie Copilot, indem Sie sicherstellen, dass er für die wichtigsten Prozesse konfiguriert ist, wie z.B. das Onboarding neuer Mandanten, die automatische Erstellung von Mandantenberichten oder die Analyse von Daten aus aus DATEV oder Addison (ggf. über PowerBI mit Addison Datacube).
Sobald die technischen Grundlagen geschaffen sind, beginnt die eigentliche Arbeit: die Schulung und Befähigung Ihrer Mitarbeitenden. Organisieren Sie Workshops, in denen Copilot und die Viva Suite vorgestellt werden. Erklären Sie anhand von Beispielen, wie Copilot den Alltag erleichtert, etwa durch das Verfassen von Standardtexten oder die Bearbeitung von Excel-Tabellen. Nutzen Sie Viva Engage, um Fragen zu beantworten und Erfolgsgeschichten zu teilen.
Die Förderung der User-Adoption ist ein kontinuierlicher Prozess. Teilen Sie Best Practices, belohnen Sie aktive Nutzer und nutzen Sie Feedback, um Ihre Strategie anzupassen. Angenommen, das Feedback zeigt, dass Mitarbeitende Schwierigkeiten mit der Automatisierung bestimmter Aufgaben haben. In diesem Fall können Sie zusätzliche Schulungen anbieten oder die Konfiguration von Copilot anpassen.
Fazit: Digitalisierung mit System
Die Kombination aus Microsoft 365 Copilot und der Viva Suite bietet Steuerberatungskanzleien die Chance, nicht nur effizienter zu arbeiten, sondern auch eine moderne, kollaborative Arbeitskultur zu schaffen. Mit einer klaren Strategie, praxisnahen Schulungen und einem offenen Ohr für Feedback legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Digitalisierung. Die Viva Suite sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeitenden auf diesem Weg begleitet werden und die Vorteile der neuen Technologien voll ausschöpfen können. Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch und wir zeigen Ihnen praxisnah was mittlerweile bereits möglich ist.
